Uchwała Nr 16/13/2005
Zarządu Powiatu Skarżyskiego
z dnia 12 kwietnia 2005 roku

w sprawie: zatwierdzenia Regulaminu Kontroli Wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Skarżysku – Kamiennej oraz w powiatowych jednostkach organizacyjnych.


Na podstawie art. 32, ust. 1, i art. 35 ust. 1. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.
o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz.1592,
z późniejszymi zmianami), oraz w związku z § 33 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Skarżysku – Kamiennej, stanowiącego załącznik do uchwały
Nr 182/XXVII/2005 Rady Powiatu Skarżyskiego z dnia 23 marca 2005 roku

Zarząd Powiatu Skarżyskiego uchwala co następuje:


§ 1

Zatwierdza się Regulamin Kontroli Wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Skarżysku – Kamiennej oraz w powiatowych jednostkach organizacyjnych, stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.


§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Staroście Skarżyskiemu.


§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.




Przewodniczący
Zarządu Powiatu Skarżyskiego


Łukasz Wojciechowski


Członkowie Zarządu Powiatu:
1. Jacek Bławat .........................................
2. Wiesław Gnat ........................................
3. Leszek Lepiarz ......................................
4. Jerzy Żmijewski ....................................



REGULAMIN
KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
W STAROSTWIE POWIATOWYM W SKARŻYSKU-KAMIENNEJ
ORAZ W POWIATOWYCH JEDNOSTACH ORGANIZACYJNYCH


Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli działalności wewnętrznych komórek organizacyjnych Starostwa określonych w Rozdziale II Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej zwanych dalej „kontrolowanymi komórkami” oraz jednostek organizacyjnych powiatu zwanych dalej „ jednostkami kontrolowanymi”.


§ 2

Przeprowadzenie kontroli wewnętrznej ma na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego działalności kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej, jego udokumentowanie, sformułowanie wniosków i zaleceń zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenia osób za nie odpowiedzialnych albo stwierdzenie prawidłowości działania kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej.


§ 3

Kontrolę wewnętrzną przeprowadza się jako:
1) kompleksową – obejmującą całokształt działalności kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej,
2) problemową – obejmującą wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej,
3) doraźną – mającą charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń uzasadniających podjęcie kontroli,
4) sprawdzającą – mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych.


§ 4

1. Kontrole wewnętrzne, z wyjątkiem doraźnych i sprawdzających, prowadzone są na podstawie rocznego planu kontroli, którego projekt opracowuje Wydział Organizacyjny w oparciu o przekazane w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku propozycje poszczególnych Wydziałów Starostwa sprawujących merytoryczny nadzór nad realizacją zadań Powiatu wykonywanych przez jednostki organizacyjne powiatu, w szczególności Wydziału Finansowego, dokonującego kontroli w tych jednostkach w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi oraz prowadzenia rachunkowości.

2. Roczny plan kontroli powinien określać:
1) rodzaj kontroli, o której mowa w § 3,
2) kontrolowane komórki lub jednostki kontrolowane,
3) przedmiot kontroli,
4) miejsce kontroli (adres),
5) termin kontroli,
6) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby lub osób wyznaczonych do przeprowadzenia kontroli,
7) założenia organizacyjne dotyczące przeprowadzenia kontroli (program kontroli).

3. Wydział Organizacyjny w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku przedkłada Staroście projekt planu do zatwierdzenia, a po jego zatwierdzeniu przekazuje go niezwłocznie celem realizacji do poszczególnych Wydziałów Starostwa.

4. Kontrolę sprawdzającą i doraźną zarządza Starosta.


§ 5

1. Wydział Organizacyjny sporządza sprawozdanie zbiorcze z wykonanych kontroli wewnętrznych w danym roku i wraz z oceną funkcjonowania kontroli przedkłada je Zarządowi Powiatu w terminie do dnia 31 marca następnego roku kalendarzowego.

2. Sprawozdanie powinno zawierać w szczególności informacje o:
1) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym, z wyszczególnieniem rodzajów i przedmiotu kontroli, a także liczby skontrolowanych podmiotów,
2) stwierdzonych nieprawidłowościach, przyczynach ich powstania oraz osobach za nie odpowiedzialnych,
3) liczbie zawiadomień o popełnieniu przestępstwa skierowanych do organów powołanych do ich ścigania oraz zawiadomień o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych,
4) sposobie wykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych.


§ 6

Za sprawne i skuteczne zorganizowanie procesu kontroli oraz realizację rocznego planu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Sekretarz Powiatu.



Rozdział 2
Postępowanie kontrolne

§ 7

Kontrolę wewnętrzną przeprowadza pracownik wskazany w rocznym planie kontroli, a w przypadku kontroli doraźnej lub sprawdzającej, pracownik lub zespół pracowników wyznaczony przez Starostę zwany dalej „kontrolującym”.


§ 8

1. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie udzielone przez Starostę wskazujące kontrolowaną komórkę lub jednostkę kontrolowaną, rodzaj i przedmiot kontroli oraz okres ważności upoważnienia.

2. Wydane upoważnienia do kontroli powinny być zarejestrowane w „Rejestrze upoważnień i pełnomocnictw” prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym.


3. Do przeprowadzenia kontroli spraw lub dokumentów zakwalifikowanych jako niejawne niezbędne jest posiadanie, oprócz upoważnienia Starosty, stosowne poświadczenie o dopuszczeniu pracownika do dostępu do informacji niejawnych.


§ 9

Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w kontrolowanej komórce lub jednostce kontrolowanej.


§ 10

1. Obowiązkiem kontrolującego jest obiektywne ustalenie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości, ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. W celu realizacji obowiązku, o którym mowa w ust. 1 kontrolujący ma prawo do :
1) swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej,
2) wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli lub mającej istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego,
3) przeprowadzenia oględzin obiektów i innych składników majątkowych,
4) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień.


§ 11

1. Obowiązkiem naczelnika kontrolowanej komórki lub kierownika jednostki kontrolowanej jest:
1) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłocznego przedstawiania do kontroli żądanych dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień,
2) sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień, danych i obliczeń niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
3) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolującego dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie w kontrolowanej komórce lub jednostce kontrolowanej.

2. Zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zestawień, danych i obliczeń z oryginalnymi dokumentami potwierdza naczelnik kontrolowanej komórki lub kierownik jednostki kontrolowanej, w której te dokumenty się znajdują.


§ 12

1. Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych podczas kontroli.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, materiały, wyniki oględzin oraz ustne i pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia.


§ 13

1. Kontrolujący może żądać od naczelnika kontrolowanej komórki, kierownika jednostki kontrolowanej lub pracownika zatrudnionego w kontrolowanej komórce lub jednostce kontrolowanej udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.

2. Z udzielenia ustnych wyjaśnień, o których mowa w ust. 1, kontrolujący sporządza notatkę, którą podpisuje kontrolujący i osoba udzielająca wyjaśnień.

3. Odmowa udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia dokumentów i materiałów, sporządzenia kopii, odpisów, wyciągów, zestawień, danych i obliczeń, następuje wyłącznie wówczas, gdy zawierają one informację stanowiącą tajemnicę ustawowo chronioną, a kontrolujący nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.


§ 14

1. W razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa albo ujawnienia czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych, kontrolujący informuje niezwłocznie o tym na piśmie Starostę.

2. Starosta na podstawie informacji, o której mowa w ust. 1 niezwłocznie zawiadamia na piśmie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych właściwy organ powołany do ścigania przestępstw lub wykroczeń, albo właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych.


§ 15

1. Wyniki kontroli kontrolujący przedstawia w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego podczas kontroli działalności kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej, w tym stwierdzonych nieprawidłowości oraz:
1) oznaczenie kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej, jej adres, imię i nazwisko naczelnika kontrolowanej komórki lub kierownika jednostki kontrolowanej,
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby przeprowadzającej kontrolę oraz numer i datę imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
4) określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,
5) wzmiankę o poinformowaniu kontrolowanego o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli,
6) informację o zgłoszeniu zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez Starostę,
7) wykaz załączników do protokołu kontroli, w tym wykaz dowodów,
8) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień,
9) informację o odmowie podpisania protokołu kontroli przez kontrolowanego wraz z wyjaśnieniami przyczyn odmowy,
10) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli.

3. W przypadku gdy protokół kontroli lub jego część zawiera informacje stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną, nadaje się mu w całości lub części odpowiednią klauzulę tajności.

4. Strony protokołu kontroli podlegają numeracji.

5. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Starosty i kierownika jednostki kontrolowanej lub naczelnika kontrolowanej komórki.


§ 16

1. Kontrolujący podpisuje protokół kontroli na każdej stronie i przekazuje go do podpisania naczelnikowi kontrolowanej komórki lub kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2. Naczelnikowi kontrolowanej komórki lub kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje, przed podpisaniem protokółu kontroli, prawo zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń w nim zawartych.

3. Zastrzeżenia wraz z uzasadnieniem zgłasza się na piśmie Staroście w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

4. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2 i 3, Starosta poleca kontrolującemu dokonanie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, ich analizy, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń – dokonanie zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli.

5. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości, Starosta w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, przekazuje na piśmie zgłaszającemu zastrzeżenia swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem.

6. Zmieniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 4, protokół kontroli kontrolujący przekazuje do podpisania naczelnikowi kontrolowanej komórki lub kierownikowi jednostki kontrolowanej.


§ 17

1. Naczelnik kontrolowanej komórki lub kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli i w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania złożyć Staroście pisemne wyjaśnienie odmowy.

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez naczelnika kontrolowanej komórki lub kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje dalszego postępowania kontrolnego.




§ 18

1. Kontrolujący sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego, który po zaakceptowaniu przez Sekretarza Powiatu – podpisuje Starosta.

2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać ocenę działalności kontrolowanej komórki lub jednostki kontrolowanej wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, również opis przyczyn ich powstania oraz zakresu i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, a także wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia oraz jego termin.

3. Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , po jednym dla Starosty i naczelnika kontrolowanej komórki lub kierownika jednostki kontrolowanej.

4. Ocena, o której mowa w ust. 2, może stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, albo podjęcia innych działań przewidzianych prawem w razie stwierdzenia naruszenia obowiązków pracowniczych lub służbowych.


§ 19

1. Starosta przekazuje wystąpienie pokontrolne, w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, naczelnikowi kontrolowanej komórki lub kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2. Naczelnikowi kontrolowanej komórki lub kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłaszania zastrzeżeń do ocen, wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.

3. Zastrzeżenia wraz z uzasadnieniem zgłasza się na piśmie Staroście w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

4. W razie uznania zasadności całości lub części zastrzeżeń, Starosta w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość wystąpienia pokontrolnego.

5. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości, Starosta w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem.


§ 20

Naczelnik kontrolowanej komórki lub kierownik jednostki kontrolowanej, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, jest obowiązany w terminie wskazanym w tym wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni, poinformować na piśmie Starostę o sposobie wykonania wniosków i zaleceń oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.


§ 21

Uprawnienia i obowiązki Starosty, naczelnika kontrolowanej komórki oraz kierownika jednostki kontrolowanej mogą wykonywać, w razie ich nieobecności, osoby pełniące ich obowiązki.